Cinco erros comuns em eventos de grande escala (e como evitá-los)

Há anos que vejo a mesma cena na segunda-feira após grandes eventos: um organizador exausto a apresentar uma reclamação ao fornecedor de mobiliário porque algo correu mal no controlo de multidões. Quase sempre, o erro poderia ter sido evitado com decisões tomadas semanas antes. Aqui estão os cinco erros mais comuns.

Erro 1: Subestimar o número de postes necessários para o controlo de multidões

Cálculo rápido: um poste por cada 2 metros lineares de cordas. Para um evento com 5.000 pessoas e 200 metros lineares de cordas, são necessários 100 postes. Se comprar 60, no dia do evento os corredores ficarão distorcidos, os participantes irão vaguear por onde não deviam e os organizadores perderão o controlo do fluxo.

Erro 2: não planear a substituição de cordões danificados

Num festival com 10 000 participantes, pelo menos 5 cordões acabarão por ficar danificados devido a uso indevido, álcool, cigarros ou puxões repentinos. Mantenha um stock extra de 10% de cordões nos bastidores do evento.

Erro 3: fita que não contrasta com o ambiente

Num festival ao ar livre com piso de terra batida, uma fita castanho ou preto desaparece de vista após 10 metros. Os participantes não o conseguem ver e vagueiam por áreas restritas. Utilize sempre fitas de alto contraste ao ar livre: vermelho, amarelo, branco.

Erro 4: postes difíceis de transportar

Um poste com uma base redonda clássica ocupa espaço. 60 postes não cabem numa carrinha normal. Postes com bases empilháveis (MAX, UNFIX) reduzem o volume de transporte em 4 vezes. Pense nisto antes de comprar.

Erro 5: esquecer-se da desmontagem

Um evento de 3 dias requer 4 horas de montagem e 2 horas de desmontagem. Se o poste exigir ferramentas ou desaparafusar, multiplique o tempo por 3. Os postes com bases empilháveis que não precisam de ser fixados ao solo são os que as equipas de produção mais apreciam.